Les notes de frais sont un sujet d'attention permanente : règles URSSAF, déductibilité fiscale, récupération de TVA, conservation des justificatifs, plafonds, numérisation. Mal gérées, elles génèrent des redressements lors d'un contrôle fiscal ou URSSAF. Ce guide récapitule les règles essentielles applicables en 2026 pour sécuriser le traitement de vos frais professionnels.
Principes généraux de déductibilité
Pour qu'une dépense remboursée en note de frais soit déductible fiscalement et exonérée de cotisations sociales, trois conditions doivent être réunies : (1) la dépense doit être engagée dans l'intérêt direct de l'entreprise, (2) elle doit être justifiée par un document probant comportant les mentions légales (date, montant, nature, identité du fournisseur), (3) elle doit être proportionnée et raisonnable. Toute dépense non justifiée ou disproportionnée est requalifiée en avantage en nature ou en salaire occulte.
Plafonds URSSAF 2026 (indicatifs)
Les plafonds URSSAF déterminent jusqu'à quel montant les indemnités forfaitaires sont exonérées de cotisations sociales. Au-delà, la fraction excédentaire est soumise à cotisations sauf à justifier la dépense réelle. Les valeurs ci-dessous sont indicatives — vérifier la publication officielle annuelle.
| Type de dépense | Plafond indicatif 2026 | Régime |
|---|---|---|
| Repas hors entreprise (déplacement) | ~ 21,10 € | Exonéré dans la limite |
| Repas sur lieu de travail (pas de cantine) | ~ 10,30 € | Exonéré dans la limite |
| Repas au restaurant en déplacement | ~ 21,10 € | Exonéré dans la limite |
| Hébergement grandes villes (Paris, IDF) | ~ 74,80 € | Exonéré dans la limite |
| Hébergement autres villes | ~ 55,40 € | Exonéré dans la limite |
TVA récupérable sur les notes de frais
La TVA est récupérable si la facture comporte les mentions légales (numéro TVA fournisseur, ventilation HT/TVA/TTC). Postes exclus : transport de personnes (train, avion, taxi, VTC), hébergement pour le dirigeant et les salariés (sauf personnel d'astreinte et tiers), cadeaux > 73 € TTC par bénéficiaire et par an. Carburant : 80 % pour essence et gazole sur véhicules de tourisme, 100 % pour gazole sur véhicules utilitaires. Repas : 100 % récupérable (avec facture nominative pour les repas client de plus de 150 € TTC).
Frais kilométriques : barème ou frais réels
Lorsqu'un salarié ou dirigeant utilise son véhicule personnel pour des déplacements professionnels, le remboursement peut se faire soit au barème kilométrique publié annuellement par l'administration (en fonction de la puissance fiscale et du nombre de kilomètres parcourus), soit aux frais réels (carburant, entretien, assurance, amortissement au prorata d'usage professionnel). Le barème est généralement plus simple et exonéré de cotisations dans la limite du barème publié.
Numérisation à valeur probante (arrêté 22/03/2017)
Depuis 2017, la numérisation à valeur probante permet de détruire les originaux papier des justificatifs sous conditions strictes : scan couleur fidèle, empreinte numérique, horodatage qualifié, conservation jusqu'à la fin de la 6e année suivant la dépense. Cette dématérialisation simplifie considérablement la gestion documentaire et la conservation. À défaut de respect du protocole, les originaux papier doivent être conservés.